Цифрова трансформація академічних установ: електронний документообіг та інструменти його реалізації
No Thumbnail Available
Date
2025
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Видавничий дім «Гельветика»
Abstract
У статті досліджено електронний документообіг (ЕДО) як ключовий інструмент цифрової трансформації академічних установ. Розглянуто історичні етапи розвитку документообігу – від паперових архівів до інтегрованих хмарних та AI-орієнтованих платформ. Проаналізовано сучасні технологічні рішення для реалізації ЕДО, зокрема Microsoft 365, Google Workspace, M-Files, АСКОД, Мегаполіс.Документообіг, АС «Деканат» та інші. Узагальнено юридичні, технічні та організаційні вимоги до впровадження таких систем у вищих навчальних закладах. Особливу увагу приділено проблемам інтеграції з LMS, ERP, хмарними сервісами, опору змінам, фінансуванню та кібербезпеці. Подано практичні кейси, типові сценарії застосування, рекомендації щодо вибору систем залежно від типу установи. Визначено перспективні напрями розвитку: штучний інтелект, роботизація процесів (RPA), смарт-контракти, цифровий суверенітет, персоналізовані інтерфейси та адаптивні моделі ЕДО.
The article analyzes Electronic Document Management (EDM) as a strategic lever of digital transformation in academic institutions. It traces the evolution from traditional paper-based systems and early digital archives to advanced, cloud-based, AI-powered platforms increasingly integrated within the broader digital ecosystem of universities. Drawing on international and Ukrainian research, regulatory frameworks, and practical implementation cases, the study identifies key legal, technical, organizational, and infrastructural prerequisites for effective EDM deployment in higher education. A comparative review of EDM/ECM platforms—such as Microsoft 365, Google Workspace, M-Files, ASKOD, Megapolis.Docflow, and AS “Dekanat” – highlights their capabilities in document lifecycle management, version control, secure access, digital signatures, metadata indexing, workflow automation, analytics, and seamless integration with LMS, ERP systems, and national education registries. Adoption of these systems enhances institutional efficiency, transparency, cost-effectiveness, compliance assurance, and overall digital maturity. Electronic workflows support remote collaboration, streamline decision-making, and improve data security through structured access control and encryption technologies. Common barriers (integration complexity, limited budgets, resistance to change, cybersecurity threats, legal concerns) are analyzed, with mitigation strategies tailored to institutional scale, infrastructure, and staff readiness. Use-case scenarios (e.g., Microsoft 365 + Moodle/Canvas, ME.Doc + ERP, Megapolis.Docflow + registries) demonstrate flexible implementation models and automation opportunities. Future trends include AI-driven document classification, RPA for routine processes, smart contracts, adaptive interfaces, digital sovereignty, and resilient academic archives. EDM is positioned as a foundation for agile, transparent, and student-centered higher education governance in the digital era.
Description
Keywords
електронний документообіг, цифрова трансформація, академічні установи, інформаційні системи, EDMS/ECM платформи, інтеграція з LMS та ERP, штучний інтелект у документообігу, electronic document management, digital transformation, academic institutions, EDMS/ECM-platforms, LMS/ERP integration, AI in document workflows, compliance, smart contracts
Citation
Гужва В. М. Цифрова трансформація академічних установ: електронний документообіг та інструменти його реалізації / Гужва В. М. // Наукові праці Міжрегіональної Академії управління персоналом. Економічні науки : зб. наук. пр. / Міжрегіон. Акад. упр. персоналом ; [редкол.: Ніценко В. С. (голов. ред.) та ін.]. – Київ : Вид. дім «Гельветика», 2025. – Вип. 3. – С. 9–18.